TTK Links: Home Page | TTK Moodle | ÕIS
TTK/UAS Repository For Digital Teaching and Learning Resources

Veoaruandluse käsitlemiskorra parendamine ettevõttes DSV Estonia AS

Kask, Matthias (2019) Veoaruandluse käsitlemiskorra parendamine ettevõttes DSV Estonia AS. [thesis] [en] Improving the procedure of handling transport reports in DSV Estonia AS.

[img]
Preview
PDF - Published Version
Download (988kB) | Preview
[img]
Preview
PDF (lihtlitsents) - Other
Download (29kB) | Preview

Abstract

DSV Estonia AS on rahvusvaheline ekspedeerimisettevõte, mis tegutseb enam kui 75 riigis. Kõikide riikide ekspedeerijaid ühendab ööpäeva pikkus, milleks on rahvusvaheliselt 24 tundi. See tähendab, et aeg on kõikidele ettevõtte töötajatele üheselt väärtuslik ning selle kulutamine tarbetutele liigutustele on ebamõistlik. Ekspedeerimisettevõttes mängib aeg suurt rolli tulemuste saavutamisel ning soovitud resultaadi saavutamisel. Oluliste protsesside eristamine vähem olulistest ning ebamõistliku ajakasutuse vähendamine aitab kaasa ekspedeerija tulemuste parandamisele ning teenuse kvaliteedi tõstmisele. Ekspedeerimine on väga lai mõiste ning ekspedeerijad peavad olema valmis mitmete erineva sisuga ülesannete täitmisel lühikese ajavahemiku jooksul. Ekspedeerija kompetentsist oleneb paljuski teenuse kvaliteet ning kliendi rahulolu ja ettevõtte tulemused. Ekspedeerijad täidavad nädalas mitmeid erinevaid tööülesandeid, nagu näiteks vedude planeerimine, klientidega suhtlemine, hinnapakkumiste koostamine ning arvete ja aruannete koostamine. Ekspedeerimisettevõte koosneb mitmetest erinevatest osakondadest. Enamasti on need jagatud vastavalt piirkonnale, millega igapäevaselt tegeletakse. Ekspedeerijad ei tee kõik tööd ühtemoodi, enamikel on välja teatud aja jooksul välja kujunenud personaalsed töövõtted. Üks protsess on kõikidel ekspedeerijatel sama – transporditeenuse pakkujatele aruannete vormistamine. Lõputöö kirjutamist alustati probleemi ning eesmärgi sõnastamisega. Autor on kasutanud kombineeritud juhtumiuurimust, kus probleemiks on ekspedeerijate tööaja ebaratsionaalne kasutamine. Antud töö puhul on uurimisobjektiks ekspedeerijale autojuhi poolt paberil ja elektrooniliselt koostatud ning esitatud sõiduaruanded. Eesmärgiks seadis autor välja töötada ühine standard autovedajate aruannete käsitlemiseks. Autor kogus andmeid kaardistades ekspedeerijate ajakulu vedajaaruannete käsitlemiseks ning kasutades sõiduaruandeid ning kaardirakenduse funktsioone. Samuti viis autor läbi poolstruktureeritud intervjuu ettevõtte töötajatega. DSV Estonia AS näitel on ettevõtte koostööpartneriteks mitmed transpordiettevõtted, kellelt ostetakse transporditeenust. Aruandlus transporditeenust pakkuvate ettevõtete ning ekspedeerijate KOKKUVÕTE 39 vahel erineb osakonniti küllaltki palju. ITAEE puhul võime näitena tuua osakonna, kus senimaani on lähtutud paberkujul aruannetest arvete koostamisel, samas Saksamaa osakond on näitamas eeskuju self-billingu juurutamisel. Ekspedeerijad teevad suures osas sarnast tööd, kuid aruandlus erineb üksteisest kardinaalselt. Ajakulu kaardistamisel selgus, et kõige kiirem viis transporditeenuse pakkuja veoaruandluse käitlemiseks on kasutada self-billing protsessi. See tagab kõige lühema veoaruandluse läbilaskevõime ning kulutab ekspedeerija tööpäevast kõige vähem aega. Samuti uuris autor paberaruandluse ning elektroonilise aruandluse erinevust ning leidis, et erinevus on minimaalne, ulatudes 1,6%. Siit saab autor järeldada, et infotehnoloogiline võimekus on ajaga kasvanud piisavalt, et paberkujul aruandlus ei õigusta enam ennast. Autor leidis, et ekspedeerija tööaja efektiivsemaks muutmiseks peaks ettevõttes olema ühtne standard veoaruandluse käsitlemiseks, mille jälgimisel väheneks ajakulu administratiivsetele tegevustele ning võimaldaks rohkem aega panustada põhitegevustele. Ühine standard hõlmab endas self-billing meetodil aruannete ning transpordiarvete käitlemist ettevõttes. Kuna ettevõttel puudub 2019 aasta esimese kvartali seisuga veoaruandluse käsitlemiseks ühtne standard, siis erineb veoaruandluse protsess osakonniti ning transpordiettevõtte põhiselt. Tulevikus võiks kõik transporditeenust pakkuvad ettevõtted ja ettevõttes töötavad ekspedeerijad järgida ühtset standardit protsessi käsitlemisel. Lõputöös saavutatud tulemused viitavad selgelt infotehnoloogia arenguga kaasnevate võimaluste kasutamise vajalikkusele ekspedeerimisvaldkonnas. Tulemused on olulised eelkõige ettevõttele DSV Estonia AS, kuid võivad olla kasulikud kõigile ettevõtetele, kes soovivad läbi töötajate tööaja efektiivsema kasutuse saavutada paremaid tulemusi.

Abstract [en]

DSV Estonia AS is an international freight forwarding company operating in more than 75 countries. All freight forwarders have 24 hours a day so time is equally valuable for all employees in the company. In freight forwarding, time plays a major role in achieving desired results. Distinguishing important processes from less important and reducing unreasonable time use contributes to improving freight forwarder performance and service quality. Freight forwarding is a very broad concept and forwarders must be prepared to perform a variety of tasks with different content within a short period of time. The quality of the service and the satisfaction of the customer and the results of the company depend largely on the competence of the freight forwarder. Freight forwarders perform a number of different tasks a week, such as transport planning, customer communication, making quotes, billing and reporting. The freight forwarding company consists of several different departments. Mostly, they are divided according to the area that is being dealt with on a daily basis. Freight forwarders doesn’t do all the work the same way, most of them have personalized work practices developed over time. One process is the same for all freight forwarders - reporting to transport service providers. The writing of the thesis was started by formulating the problem and the goal. The author has used a combined case study where the problem is the irrational use of freight forwarders' working time. The research object is the travel reports prepared by the driver on paper and electronically. The goal was set by the author to develop a common standard for handling road haulage reports. By collecting the data, the author collected the time spent by freight forwarders for handling carrier reports and using travel reports and map application functions. The author also conducted a semistructured interview with the company's employees. In the example of DSV Estonia AS, the company's cooperation partners are several transport companies, from which the transport service is purchased. Reporting between transport companies and freight forwarders varies considerably across departments. In the case of ITAEE, we can give SUMMARY 41 an example of a department where paper-based reports have been drawn up so far, while the German department is setting an example for self-billing. Freight forwarders do a great deal of similar work, but reporting varies greatly. Time spent mapping revealed that the fastest way to handle transport reporting by a transport service provider is to use a self-billing process. This ensures the shortest transport reporting speed and consumes the least time of the freight forwarder’s everyday work. The author also examined the difference between paper reporting and electronic reporting, and found the difference to be minimal, up to 1.6%. Here the author can conclude that the information technology capability has grown enough over time to make paper-based reporting no longer justify itself. The author found that in order to make freight forwarder more efficient, the company should have a standard for handling transport reporting, which would reduce the time spent on administrative activities and allow more time to invest in key activities. The common standard includes the selfbilling method of handling reports and transport invoices in the company. As the company does not have a single standard for transport reporting as of the first quarter of 2019, the process of transport reporting differs by department and by transport company. In the future, all transport companies and freight forwarders working in the company could follow a common standard in handling the process. The results achieved in the final thesis clearly indicate the necessity of using the opportunities provided by information technology development in the field of forwarding. The results are important for DSV Estonia AS in particular, but can be useful for all companies that want to achieve better results through more efficient use of their working hours.

Item Type: thesis
Advisor: Kati Nõuakas
Subjects: Transport > Logistics > Information systems in logistics
Divisions: Institute of Logistics > Transport and Logistics
Depositing User: Matthias Kask
Date Deposited: 06 Jun 2019 09:56
Last Modified: 06 Jun 2019 09:56
URI: http://eprints.tktk.ee/id/eprint/4195

Actions (login required)

View Item View Item