Protokolli vormingu elemendid

Protokolli vormistamine

Protokoll vormistatakse asutuse üldplangile või protokolli plangile ühes eksemplaris.

Teksti kirjastiil on Times New Roman või Arial, tähesuurus 12 punkti, reavahe 1,0.

Protokolli veerised on järgmised:
Vasak veeris 3,0 cm
Parem veeris 1,5 cm
Ülemine veeris 1,2 cm
Alumine veeris 1,2 cm

Üldplank vormistatakse paberiformaadile A4 (210x297 mm).

 


Protokolli elementide vormistamine

Protokolli vormingusse kuuluvad järgmised elemendid:

  • Dokumendiliigi nimetus PROTOKOLL

Protokolli dokumendiliigi nimetuses näidatakse koosoleku nimetus, mille kohta vastav protokoll on koostatud, asub ca 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast. Kirjasuurus 12, (võib olla bold-rasvane), trükitähed

Näide:
JUHATUSE KOOSOLEKU PROTOKOLL

  • Koostamise koht

Protokolli koostamise koht märgitakse nimetavas käändes, trükitakse dokumendiliigi nimetuse alla, jäetakse 1 rida vahele.


Näide:
Tallinn

 

  • Kuupäev

Protokolli kuupäevaks on koosoleku/nõupidamise toimumise kuupäev, seega võib kuupäeva trükkida.

Asukoht: Koostamise kohaga samal real, trükitakse paremale poole kagusel ca 9,5 cm.

Näide:
12. detsember 2010

  • Viit

Protokollid registreeritakse dokumendiregistris. Viit koosneb sarja tähisest ja registreerimise numbrist. Trükitakse kuupäeva järgi, viit ette trükitakse lühend nr.


Näide:
12. detsember 2010 nr 2-5/33 - viit

2-5/33, kus

2-5 - on sarja tähis dokumentide loetelu järgi

33 - tähistab registreerimise nr

  • Koosoleku alguse ja lõpu kellaajad

Trükitakse dokumendi pealkirja asukohale ca 8,5 cm plangi ülaservast.

Näide:
Algus kell 10.00, lõpp kell 11.00

Tekst

Tekst peab olema konkreetne ja täpne.

Tekst algab infoga koosoleku osavõtjate kohta

/Esimene rida/: Koosoleku juhataja ees- ja perekonnanimi

/Teine rida/: protokollija ees- ja perekonnanimi

/Kolmas rida/: osa võtjate ees- ja perekonnanimi (nõupidava organi alalised liikmed loetletakse ilma ametinimetuseta perekonnanimede tähestikulises järjekorras).

Kui osavõtjaid on rohkem kui 15, vormistatakse registreerimisleht, mis lisatakse portokollile.


Näide: Võttis osa 27 aktsionäri (registreerimisleht lisatud)

Puudujad märgitakse juhul, kui otsuse langetamiseks on vajalik kvoorumi olemasolu.
Kui on kedagi kutsutud koosolekule: märgitakse tema nimi koos ametinimetusega.

Näide:
Juhatas Karin Puu
Protokollis Mirjam Truu
Võtsid osa: Pirjo Aasa, Siret Lindek, Miia Paide
Puudus Katrin Leedo
Kutsutud finantsdirektor Katrin Siis

 

  • Päevakord:

Asukoht: Trükitakse peale teksti, jäetakse 2 rida vahele, nimetavas käändes.


Näide:


PÄEVAKORD
1. Majandusaasta aruanne 2010

Koosoleku käik

Seejärel algab kinnitatud päevakorrapunktide arutelu järgmise skeemi kohaselt:
KUULATI-Küsimused-Vastused küsimustele-Sõna võtsid-OTSUSTATI


Näide:

1. KUULATI:
H. Kuusk - andis ülevaate majandusaasta aruande kohta.


Kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu ei protokollita. Ettekanne lisatakse protokollile ja tekstis tehakse märge "Ettekande tekst lisatud".

Seejärel protokollitakse Küsimused ja Vastused küsimustele. Nende puudumisel asutakse kohe sõnavõttude protokollimisele.

Sõnavõtud protokollitakse sõnade Sõna võtsid järel. Iga sõnavõtt protokollitakse uuelt realt.

Üldjuhul märgitakse sõnavõttude sisu kokkuvõtlikult, aga võib fikseerida sõnasõnaliselt (ainsuse 3. isikus).


Näide:

Sõna võttis: või Sõna võtsid:
P. Jalakas - kiitis heaks 2010 majandusaasta aruande.


Sõnavõttude järele protokollitakse vastuvõetud otsused. Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse araabia numbritega nii, et päevakorrapunkti number kajastuks otsuse numbris.


Näide:


OTSUSTATI:
1.1 Kinnitada 2010 majandusaasta aruanne (lisatud).


Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende allkirjad vormistatakse kõrvuti.

Näide:


Protokolli lisadele viidatakse tekstis vastava otsusepunkti järel. Kõik protokollile lisatavad dokumendid peavad olema allkirjastatud.

Protokoll vormistatakse (trükitakse ja allkirjastatakse) üldjuhul 3 päeva jooksul ühes eksemplaris.

Protokolli koopia või väljavõtte vormistab ja edastab protokollija.

Lühiprotokolli koostamisel on soovitatav koostada protokolli mall, mis annab hea ülevaate koosolekul tehtud otsustest, täitjatest ja täitmise tähtaegadest.

Litsenseeritud: Creative Commons Attribution Share Alike 3.0 License

Helina Prints, 2010