TTK Links: Home Page | TTK Moodle | ÕIS
TTK/UAS Repository For Digital Teaching and Learning Resources

Vigade vähendamise võimalused laoprotsessides Mediq Eesti OÜ näitel

Pällo, Timo (2017) Vigade vähendamise võimalused laoprotsessides Mediq Eesti OÜ näitel. [thesis] [en] Opportunities for fault reduction based on the example of Mediq Eesti OÜ.

[img]
Preview
PDF - Published Version
Download (1MB) | Preview
[img]
Preview
Image (JPEG) (lihtlitsents) - Other
Download (779kB) | Preview

Abstract

Diplomitöö teemaks on „Vigade vähendamise võimalused laoprotsessides Mediq Eesti OÜ näitel“. Mediq Eesti OÜ tegutseb tervishoiusektoris ning ettevõtte peamine tegevusala on ravimite, haigla- ning laboritarvete jae- ja hulgimüük Eestis. Mediq Eesti OÜ on enda põhitegevuselt Eestis üks juhtivamaid ettevõtteid. Teemavaliku aluseks oli autoripoolne kogemus Mediq Eesti OÜ-s praktika- ja töösuhte raames ning tervishoiusektori kõrged nõuded. Mediq Eesti OÜ klientide suur osakaal on tervishoiusektoris tegutsevad riigiettevõtted, kellelt tulevad tellimused läbi riigihangete. Sellist laadi tellimuste komplekteerimine ja õigeaegne väljastamine on kriitilise tähtsusega, vastasel juhul tekib õigus tarnetingimuste alusel Mediq Eesti OÜ-d trahvida eelnevalt paikapandud trahviühiku alusel. Vastuvõtu ja kauba ladustamise protsessi analüüside aluseks oli autor esialgselt valinud mõõdetaval perioodil koostatud ostutellimuste arvu ja vastuvõtus tehtud vigade kogumi. Veateadete registrit uurides jõudis autor selgusele, et antud protsessis fikseeritakse vead vastuvõtueelse kontrolli käigus ning protsessi-siseseid vigu ei eksisteeri. Sellest olenevalt muutis autor vastuvõtuosakonna kohta koostava analüüsi suuna, püstitades uurimisküsimuse: kas iga saabunud saadetise individuaalne kontrollimine on vajalik või piisab pisteliste kontrollide süsteemi kasutuselevõtust? Sellele vastuse saamiseks sai autor enda valdusesse 2015. ja 2016. aasta vastuvõtuosakonna poolt koostatud veateadete registri, millest eraldas vajalikud võtmenäitajaid. Andmete kättesaamisel koostas autor nende alusel mõlema aasta kohta vastavad tabelid, graafikud ja joonised, kus vastandas võtmenäitajad omavahel. Tabelitele tuginedes analüüsis autor mõlema aasta kõrg- ja madalhooaegu, suurimat kahe järjestikulise kuu erinevust võtmenäitajate esinemise võtmes ning vastandas suurimad ja väiksemad kuud omavahel. Tekkinud seoste kinnitamiseks koostas autor mõlema aasta andmete põhjal korrelatsioonigraafikud, mis kinnitasid näitajate vahelist nõrka seost (2015 = 0,3898 ja 2016 = 0,3054). Analüüside tulemusel järeldas autor, et saabuvate ostutellimuste maht on 2016. aastal vähenenud 11%, mis on 471 ostutellimust vähem kui 2015. aastal. Langenud on ka keskmine tööpäevas saabuvate tellimuste arv, mis 2015. aastal oli 17 tellimust päevas, aga 2016. aastal 14,94. Kuigi kaubamahud vähenesid, siis perioodil 2015–2016 koostatud veateadete hulk suurenes, 2015. aastal oli 116 veateadet ning 2016. aastal 125 tükki. Protsentuaalne veateadete hulk saabunud tellimuste osas tõusis 2,7% pealt 3,27%-ni. Sellest olenevalt vastas autor oma uurimisküsimusele eitavalt. Autor jäi seisukohale, et tuleb jätkata iga saabunud tellimuse individuaalset kontrollimist ning pisteliste kontrollide süsteemi kasutuselevõtt jätta vähemalt lähitulevikus rakendamata. Pisteliste kontrollide süsteemiga kaasneb tarbetu risk, millega kaasnevat kahju kannab vastasel juhul Mediq Eesti OÜ ning ettevõtte kliendid. Autori teadmiste kohaselt puudus diplomitöö kirjutamise ajal Mediq Eesti OÜ-l probleemsemate tarnijate edetabel, mille koostas autor kahe graafikuna (2015 ja 2016 eraldi), tuginedes vastuvõtus koostatud veateadete registrile. Nende graafikute alusel tõi autor esile ettevõtted, kes figureerivad mõlemas graafikus ning näitavad märke süsteemsusest. Nendeks ettevõteteks on Medeco, MEDIQ SUOMI, 3M Eesti, SCA Hygiene PR, Teleflex, LP Italiana ja KiiltoClean. Autor soovitas ettevõttel tarnijale ametliku märkuse tegemist, tarnetingimuste ülevaatamist ning vajadusel muutmist ja viimase varuvariandina alternatiivse tarnija otsimist. Komplekteerimise protsessi analüüsimisel lähtus autor komplekteeritud ridadest ja komplekteerimisvigadest, mille baasil koostas autor mõlema aasta lõikes tabelid, graafikud ja joonised. Võrdlusgraafikute alusel on selgelt näha, et perioodil 2015–2016 on komplekteeritavate ridade ja komplekteerimisvigade maht vähenenud. 2015. ja 2016. aasta kuude võrdluses oli 2016. aastal ainult veebruar suurema komplekteerimismahuga, sel kuul korjati 298 rida rohkem kui 2015. aasta veebruaris. Kokku oli 2016. aastal komplekteeritud ridu 15 733 võrra vähem kui eelneval aastal, mis on 6,64% vähenemine töömahus. Komplekteerimisvigade arv vähenes 225 vea pealt 157 veani, mis on 43,31% langus. Sellest langusest olenevalt vähenes ka kuude keskmine vigade arv, mis 2015. aastal oli 18,75 viga kuu kohta ning 2016. aastal 13,08 viga. Nende andmetele tuginedes on märgata positiivset arengut. Autor koostas ka korrelatsioonigraafikud mõlema aasta andmete alusel. 2015. aastal puudus korrelatsioon (R=0,0774) aga 2016. aastal oli nõrk positiivne seos komplekteeritud ridade ja vigade vahel (R=0,3234). Tulenevalt tarneahela spetsiifikast (tervishoid) on iga selle sektori ettevõtte eesmärgiks hoida vigade arv minimaalsena. Sellest olenevalt koostas autor põhjendatud ettepaneku, milles soovitas vahetada paberkandjal komplekteerimine automaatse tuvastussüsteemi (vöötkoodi baasil tuvastamine) või muu analoogse IT-lahenduse vastu välja. Autor märkis ettepaneku juurde, et see nõuab ettevõttepoolset pikaajalist planeerimist ning rahalist investeeringut, aga tootlikkuse kasvu ning vigade vähendamise vaatenurgast on see õige suund. Lisaks edastas autor koos ettepanekuga ka vastuvõtuosakonna muljed, kes kasutavad Mediq Eesti OÜ laos ainsana käsiskännereid. Komplekteerimise veateateid analüüsides koostas autor 2015. ja 2016. aasta kohta graafikud, milles on välja toodud veatüübid esinemissageduse järgi. Nende graafikute põhjal olid mõlemal aastal teistest suurema osakaaluga veatüübid „vähem nopitud“ ja „vale toode nopitud“. 2015. aastal moodustasid need kaks veatüüpi 60,62% kõikidest komplekteerimisvigadest. 2016. aastal oli enimesinenud veatüüp „vähem nopitud“, mis moodustas 37,57% kõikidest komplekteerimisvigadest. Autor soovitas ettevõttel suunata oma fookus eelmainitud kahe veatüübi esinemissageduse vähendamiseks. See võib endaga kaasa tuua tööaja produktiivsema kasutuse ja rahalise vara kokkuhoiu tehtud komplekteerimisvigade parandamiseks kuluva ressursi arvelt. Väljastus ja lähetamine oli viimane autori poolt analüüsitav protsess. Veateadete registrit uurides jõudis autor järeldusele, et selles protsessis fikseeriti 2015–2016 perioodi jooksul 1 viga. Väljastusalal vaatlust sooritades jõudis autor arusaamale, et selles protsessis vigade tegemine ja nende tuvastamine on keeruline. Peamine põhjus on väljastusala arusaadav paigutus ning kauba väljastaja tööülesannete lihtsus, mille käigus tehtud vead tuvastatakse kiirelt. Autoripoolne ettepanek puudutas pigem ettevõtte andmete aruandlust kui konkreetset protsessi. Ettepanekuks on koostada kogu väljastuse ja lähetamise protsessi kohta eraldi veateadete register, mille alla kuuluvad ka ettevõtte autojuhid. Autojuhid on osa lähetamisest ning nende praegune veateadete aruandlus kajastub ainult igakuistel palgalehtedel, mis on otseselt seotud boonusesüsteemiga. Registri loomine annab ettevõttele parema info väljastuses ja lähetamises tehtud vigade ning rikkumiste kohta, mis omakorda aitab näha tehtud vigade süsteemsust. Lisaks on see register abiks läbiviidavate arenguvestluste osas, milles lahatakse töötaja tootlikkust möödunud perioodil. Vaatluse ja struktureerimata intervjuude käigus koostatud järeldused ja ettepanekud on leitavad alapeatükis 2.6. Neid ei ole autor kokkuvõttes eraldi kajastanud.

Abstract [en]

Author’s main reason for choosing the topic is a long-standing trainee and work relationship with Mediq Eesti OÜ. Mediq Eesti OÜ’s main field of business is in healthcare, and because of that majority of their clientele are government enterprises which are heavily regulated in terms of business partnerships. So, to guarantee that these partnerships will continue to exist in the future, it is essential for Mediq Eesti OÜ to fulfill their clientele’s orders accurately and in timely fashion, otherwise the company is liable for late and incomplete orders and will serve a penal fine (in accordance to pre-agreed fine unit). The main problem erected in this thesis is that there are occurrences of faults in Mediq Eesti OÜ’s warehouse processes that are critical given the nature of the company’s supply chain. Author’s main purpose was to compose proposals for improvements in Mediq’s warehouse processes that would contribute to minimizing mistakes made in those processes. To achieve that purpose, author had to map all warehouse processes in great detail and compose thorough analyzes for each process, using different key indicators. The selected time period was 2015–2016. Thesis was split in two by the author. First half of the thesis is purely theoretical part, which is aimed to introduce author’s approach to the subject and to support the second part, which is the analytical part. Theoretical part is composed in a manner to give a proper introduction about the subject and at the same time inform the reader about many different types of waste, errors and widespread shortages what may occur within the subject. Analytical part is divided between different warehouse processes that take place in Mediq Eesti OÜ’s warehouse. These processes are receiving and put-away, picking and dispatching. Author had a specific way to analyze receiving and put-away. It involved combining purchase orders and mistakes made by receiving department. After taking a detailed look into company’s registry of made errors, it turned out that there are no mistakes made during receiving activities. That meant the author had to look at receiving in a different perspective. So, by doing that, author composed a research question: is it necessary to check every arrived purchase order or is it reasonable to apply good faith receiving (GFR) system? To answer that, author had to create tables, graphs and figures to analyze chosen key indicators (purchase orders and claim report numbers). In conclusion, author stated that purchase orders have decreased during 2015–2016 by 11% (471 orders less) and with that also daily average arrival of purchase orders, which in 2015 was 17 orders per day but in 2016 had decreased to 14,94 orders per day. Despite that, claim reports have gone up. In 2015, receivers compiled total of 116 claim reports, but in 2016 the number was 125. So in order to measure the connection between purchase orders and claim reports, author compiled correlation graphs for both years. Those graphs showed a weak positive connection (2015 = 0,3898; 2016 = 0,3054). Based on significant data analysis, author’s response to the research question was negative. In author’s perspective, it is wise to stick to checking every arriving order individually, because with good faith receiving system comes a certain risk. When that risk takes materializes, Mediq Eesti OÜ is fully responsible for damage caused to itself and to its clients. In author’s knowledge, Mediq have not implemented the registry of problematic suppliers. Taken that into consideration, author itself compiled that registry which is based on ranking order. Most problematic suppliers during 2015–2016 were Medeco, MEDIQ SUOMI, 3M Eesti, SCA Hygiene PR, Teleflex, LP Italiana and KiiltoClean. Author suggested making them an official annotation about that or to review and edit terms of shipping. In an extreme suggestion, author suggested for looking alternatives to current suppliers. During picking process analysis, author relied on picked order lines and picking errors as key indicators. On that basis, author created tables, graphs and figures for both years. From those, author saw that order picking has decreased in 2016 by 15 733 lines, which is a 6,64% decrease compared to previous year. Picking errors have also decreased from 225 mistakes to 157, which is a 43,31% decrease. This is a positive sight in author’s perspective. To calculate things even further, author compiled correlation graphs for both years that shows a minimal connection (2015 = 0,0774; 2016 = 0,3234). Despite that, a company who operates in healthcare sector must set the target to minimize errors at all costs. To help achieve Mediq Eesti OÜ that level, author suggested to replace paper-based picking with a chosen IT-solution, for example with bar code readers. That requires thorough planning and financial investment by company, but it is a low price for increasing productivity and decreasing errors in picking. To support that suggestion, author interviewed company’s receivers, who were enthusiastic and fully optimistic about bar code scanners, mainly because they are the only ones who use that kind of system in Mediq Eesti OÜ. In addition, author compiled a graph with most popular picking errors. Two error types stood out from others, „less picked“ and „wrong product picked“. In 2015, these two error types formed 60,62% of all picking erros. In 2016, „less picked“ was a definite leader with a total of 37,57% from all counted mistakes. Author suggested that Mediq Eesti OÜ should set their focus on eliminating those mistakes, because in a longer perspective it saves company’s time resource and financial resource by reducing time spent correcting picking errors. Dispatching was the last process to be analyzed by the author. While looking through company’s registry of made errors, it turned out that during 2015–2016 only one mistake was made. After author conducted a detailed observation within warehouse, it sure became clear why the number was so low. Main reasons are that the dispatching area is arranged logically and dispatcher’s work orders are very clear. Because of these two reasons, made errors are spotted easily and fixed immediately. Author’s proposition has more to do with data analysis than the process itself, but in author’s perspective, it could really be beneficial. Author’s idea is to apply a registry, where to collect all the mistakes made by dispatcher and company’s truck drivers. Truck drivers are added because they are a big part of dispatching the goods. Currently truck driver’s mistakes are counted and presented only on a monthly paycheck, because it is in a direct relation with their additional bonus system. Also, registry gives company a clearer view of systematic violations within process and that comes handy when periodic development conversations take place between workers and warehouse manager. All the conclusions and proposals made during author’s observation of warehouse processes and during unstructured interviews with workers are left out of the summary. They are found in subchapter 2.6.

Item Type: thesis
Advisor: Kati Nõuakas
Subjects: Transport > Logistics > Logistics and supply chain management > Inventory managment
Divisions: Institute of Logistics > Transport and Logistics
Depositing User: Timo Pällo
Date Deposited: 07 Jun 2017 09:41
Last Modified: 07 Jun 2017 09:41
URI: http://eprints.tktk.ee/id/eprint/2622

Actions (login required)

View Item View Item