Sari

Sari seob ühe või mitme tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Ühte sarja saab koondada vaid ühesuguse väärtuse ehk säilitustähtajaga dokumente.

 Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel:

 

  • dokumendiliik (käskkiri, protokoll jne);
  • sisu või teema;
  • funktsioon või tööprotsess(id), mille käigus dokumendid luuakse;
  • koht asjaajamissüsteemis;
  • säilitustähtaeg;
  • juurdepääsutingimus.

  Viit

Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse registreerimisel viit

 Viit  koosneb

  • funktsiooni/allfunktsiooni tähistavast numbrist
  • sarja tähisest, mis eraldatakse teineteisest sidekriipsuga
  • dokumendi järjekorranumbrist.

Näide 1:

1-1

1 - tähistab funktsiooni (näiteks juhtimine)
1 - sarja tähis (tähistab esimest sarja selle funktsiooni all) 

 

Näide 2:  

4.1-1

 4.1 Asjaajamine ja arhiivitöö korraldamine- allfunktsioon

 1- Nõukogu istungite protokollid -  sarja tähis

 

 Sari koosneb toimikutest.

Toimik moodustatakse konkreetses sarjas tekkinud dokumentidest.

Näide: Personalikäskkirjad

 

 

Litsenseeritud: Creative Commons Attribution Non-commercial Share Alike 3.0 License