Dokumentide loetelu/liigitusskeem

Tegevus

Tehke selgeks dokumentide loetelu/liigitusskeemi koostamise põhimõtted (funktsioonid, sari).

Lahendage ristsõna.

Iseseisva töö fail laadige e-kursusele.

Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, millega saab  planeerida ja ohjata dokumentide tervet elukäiku.

Dokumentide loetelust/liigitusskeemist saab teada organisatsiooni dokumentide liigitusskeemi (funktsiooni/sarja tasand), säilitamise tähtajad, juurdepääsupiirangud, teabekandja, vastutaja jm andmed.

Dokumentide loetelu koostamist sätestab "Asjaajamiskorra ühtsed alused".

Dokumentide loetelu on aluseks:

  •  dokumendihaldussüsteemi kavandamisele ja arendamisele;
  •  dokumendiregistrite moodustamisele;
  •  dokumentidele juurdepääsu tagamisele;
  •  dokumentide säilitamisele, hävitamisele;
  •  arhiveerimisele.

Liigitusskeemi koostamist sätestab "Arhiivieeskiri", mis kehtib asutustele ja isikutele, kes täidavad avalikke ülesandeid.

Liigitusskeem on organisatsiooni funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.

Liigitusskeem on dokumentide loetelu üks osa ja pole mõeldud eraldiseisva dokumendina.

Liigitusskeem peab sisaldama vähemalt:

  • organisatsiooni nimetust;
  • funktsiooni nimetust ja selle tähist;
  • sarjade nimetusi ja nende tähiseid.

Avalikke ülesandeid täitvad asutused ja isikud, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale peab liigitusskeem põhifunktsioonide osas sisaldama lisaks (Arhiivieeskiri):

  •  funktsiooni kirjeldust (tegevused või tööprotsessid, mida tehakse funktsiooni täitmiseks);
  •  volitust funktsiooni teostamiseks ehk viidet õigusakti(de)le;
  •  sarjade nimetused ja tähised eelmises liigitusskeemis, kui need erinevad.

  Liigitusskeemi tasandid

 Liigitusskeemi tasandid on:

  • funktsiooni tasand;
  • sarja tasand.

 Liigitusskeemi igal tasandil võib luua alltasandeid.

Litsenseeritud: Creative Commons Attribution Non-commercial Share Alike 3.0 License