Dokumentide haldamise toimingud

 

 

 

 

Dokumentide haldamise toimingud

Dokumendisüsteemis kehtestatakse dokumentide haldamiseks selged reeglid, mis pannakse kirja organisatsiooni dokumendihalduse alusdokumentides (asjaajamiskord, dokumentide loetelu/liigitusskeem).

 

 

 

 

Peamised organisatsiooni dokumentide haldamise toimingud on:

dokumentide loomine ja saamine;

Asjaajamiskorras määratakse dokumentide loomise/saamise kord erinevate dokumentide liikide kohta.

registreerimine;

Dokumente registreeritakse organisatsiooni dokumendihaldussüsteemis (tarkvara).
Asjaajamiskorras peab olema määratud dokumentide registreerimise kord.

liigitamine;

Organisatsioonil tuleb luua dokumentide liigitusskeem, mille alusel saab dokumente rühmitada.

säilitustähtaja määramine;

Dokumendiliikidele määratakse säilitustähtaeg, et tagada dokumentide hoidmine vastavalt dokumendi väärtusele.

säilitamine;

Säilitamise eesmärk on tagada, et dokumentide sisu on loetav säilitustähtaja lõpuni.

juurdepääsu tagamine;

Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused peavad tagama juurdepääsu dokumentidele, mis kuuluvad avalikustamisele. Juurdepääsupiirang kehtestatakse asutuse dokumentidele, mis ei kuulu avalikustamisele.

dokumentide kasutamise jälgimine;

Dokumendihaldussüsteem (tarkvara) aitab organisatsioonil dokumente ohjata (dokumentide koostamine, hõlmamine, menetlemine, hoidmine jne).

Litsenseeritud: Creative Commons Attribution Non-commercial Share Alike 3.0 License