Asjaajamiskorra teemad

Vastavalt õigusaktile "Asjaajamiskorra ühtsed alused" tuleb  asjaajamiskorras kajastada järgmisi teemasid:

 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid;

 Asjaajamisperiood tuleb määrata vastavalt organisatsiooni ülesannetele, tegevustele.

 Asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta või muu periood. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.

2) dokumendiringluse kord või skeemid;

 Dokumendiringlus tuleb asjaajamiskorras sätestada igale dokumendiliigile eraldi.

 Otstarbekas on luua dokumendiliikidele dokumendiringluse skeemid.

 Dokumendiringluse korra või skeemidega määratakse kindlaks dokumentide liikumine alates nende loomisest või saamisest kuni nende väljasaatmiseni, hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi.

3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord;

Dokumendiplankide hoidmise, kasutamise kord tuleb asjaajamiskorras määrata.

4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem;

 Tuleb määrata, kus registreeritakse dokumente, missugused dokumendid kuuluvad registreerimisele, samuti dokumentide tähistuste süsteem tuleb asjaajamiskorras kirjeldada.

 Vastutus määrata, kes peab dokumente registreerima.

5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;

Asjaajamiskorras tuleb määratleda dokumendiregistrisse kantavate andmete koosseis iga registreeritava dokumendiliigi kohta.

 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;

 Asjaajamiskorras tuleb määratleda, kelle poolt sissetulevad dokumendid läbi vaadatakse, kuidas toimib dokumentide suunamine, saatmine.

 7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord;

Asutusesiseste dokumentide kooskõlastamise kord, tuleb määrata millised dokumendid  vajavajad kooskõlastamist, kuidas vormistatakse kooskõlastusmärge.

 8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord;

 Tuleb määrata, kuidas saavad  töötajad infot dokumentide kohta, mis puudutab nii töötajat ennast kui neid dokumente, mis puudutab kõiki asutuse töötajaid.

  9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;

 Dokumentide allkirjastamisel tuleb määrata, kes võib dokumente allkirjastada.

 Samuti peab olema fikseeritud, millised dokumendid ja mil viisil kinnitamisele kuuluvad ning kelle poolt need kinnitatakse.

 10) dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;

 Tuleb sätestada dokumentide avalikustamise kord, kes selle eest vastutab ja kuidas on teabe liikumine reguleeritud. Dokumentide juurdepääsupiirangu tagamine.

 11) vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord;

 Peab olema määratletud, kuidas jälgitakse dokumentide täitmist, kes ja mille alusel seda teeb.

 12) dokumentide hoidmise ja hävitamise kord;

Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord tuleb asjaajamiskorras määratleda ja kes selle eest vastutavad.

 13) ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise, teenistus- või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral asjaajamise üleandmise kord;

 Ametniku teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord. 

 14) muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.

  Vastavalt organisatsiooni ülesannetele tuleb sätestada muud toimingud asjaajamiskorras.

 

Litsenseeritud: Creative Commons Attribution Non-commercial Share Alike 3.0 License