Asjaajamiskorra koostamise struktuur

Asjaajamiskorra tekst on soovitatav esitada järgmiste peatükkidena:

1. Üldosa

Selgitakse, millist valdkonda dokument reglementeerib, kehtestamise eesmärk, mis alusel on asjaajamiskord koostatud, asjaajamisperiood, asjaajamise eest vastutajad, asutuse sideandmed

2. Dokumentide vormistamise nõuded
Loetletakse kasutatavad dokumendiplangid, nende liigid
, turvaelemendid, dokumendi elementide vormistamise nõuded vastavalt dokumendiliigile, mallide kasutamine.

Dokumentide näidised lisatakse asjaajamiskorrale.

3. Dokumendiringlus

Kirjeldatakse saabuvate, väljasaadetavate ja sisedokumentide ringlust. Otstarbekas on koostada dokumendiliikidele ringluse skeemid.

4. Dokumentide registreerimine

Dokumentide registreerimise põhimõtted/kord (kus registreeritakse dokumente), dokumendihaldussüsteemi kantavate andmete loetelu iga dokumendiliigi kohta, registreeritavad dokumendiliigid,  dokumentide avalikustamine, indeksite süsteem

5. Dokumentide menetlemine
Dokumentide läbivaatamine, suunamine, edastamine, lahendamine, dokumendile juriidilise jõu andmine, sh dokumentide digitaalne kooskõlastamine ja allkirjastamine, ka sertifikaatide taotlemine, (kes märgib resolutsiooni, täitmise kontroll, allkirjast jne), pitsatite kasutamine

6. Dokumentide hoidmine asutuses

Dokumentide loetelu/liigitusskeemi koostamine, täidetud dokumentide hoidmine asjaajamises vastavalt kehtestatud sarjadele,  dokumentide üleandmine asutuse arhiivihoidlasse, dokumentide, kasutamine, hävitamine

7. Asjaajamise üleandmine töösuhte lõpetamisel

Asjaajamise üleandmine ja akti vormistamine.

Asjaajamiskorra lõppu pannakse peatükke selgitavad ja illustreerivad lisad (nt dokumentide näidised).

 

 

Litsenseeritud: Creative Commons Attribution Non-commercial Share Alike 3.0 License